, 26-04-2024

Beste , ,

Enkele jaren terug hebben we de ledenadministratie in beheer gegeven aan een derde partij, Interactie. We hoopte daarmee dat de administratie en facturatie op een adequate wijze uitgevoerd zou worden. Dit bleek in de praktijk niet het geval. Ondanks vele gesprekken met en (deels) uitgevoerde aanpassingen door de leverancier, heeft het bestuur vorig jaar toch besloten een nieuw systeem te gaan gebruiken.

Met het systeem van e-Captain, is de ledenadministratie aan de boekhouding gekoppeld waardoor er een beter inzicht ontstaat welke leden wel of niet betaald hebben. Door de boekhouding in het systeem ontstaat ook de mogelijkheid de financiële rapportage te automatiseren. Ook kunnen we in de toekomst declaraties via e-Captain laten verlopen. Het nieuwe systeem heeft ook een \"mijn omgeving\", waardoor de leden in een beveiligd deel van de website de ledenadministratie kunnen inzien en gegevens kunnen wijzigen. In de beveiligde omgeving is het ook mogelijk te zoeken naar andere leden van de vereniging.

Ook de gewenste selecties, welke leden zitten in welke regio, of naar welke adressen moet Signaal verstuurd worden, zijn beschikbaar. Als wij het systeem goed hebben ingericht kunnen de regio\'s ook zelf inzien welke leden er in de regio zijn, en welke leden er bij zijn gekomen. Ook is het mogelijk mailingen vanuit het systeem te versturen, bijvoorbeeld per regio.

Eind vorig jaar zijn we begonnen de ledenadministratie over te zetten. In de afgelopen weken zijn de facturen vanuit het nieuwe systeem verstuurd en zijn de batches voor de automatische incasso aangemaakt (en ook geïnd). Er wordt nu gewekt aan de (beveiligde) site, waar de nieuwe leden zich kunnen aanmelden en hun gegevens kunnen inzien. En natuurlijk wordt de boekhouding ingericht.

Een stap die jullie betreft, gaat over het versturen van e-mails naar de leden. Tot nu toe werd dat verzorgt door Interactie. Ik wil jullie vragen om dat vanaf nu via het secretariaat en het nieuwe systeem te laten verlopen. Bij voorbaat dank. Mochten jullie vragen of opmerkingen hebben, laat dat dan s.v.p. weten.

Namens het bestuur,

Heiko Imelman

, , 

ps. zoals jullie kunnen zien, is deze mail gericht aan jullie en eventueel jullie partner. Mocht deze niet actief zijn in de regio, dan excuses. Door de gekozen inrichting van de ledenadministratie kunnen wij (nog) geen separate mails versturen.

ps. mochten jullie geen organiserende rol meer vervullen binnen Pharos, willen jullie dat dan laten weten?